سياسة إتلاف البيانات الشخصية
يقوم مسؤول البيانات غونجيل أوزتورك بتخزين وإتلاف بياناتك الشخصية وفقًا للمبادئ العامة واللوائح المحددة في سياسة تخزين وإتلاف البيانات الشخصية هذه، والتي تم إعدادها وفقًا للدستور، والقانون رقم 6698 بشأن حماية البيانات الشخصية (المشار إليه فيما يلي بـ “القانون”)، واللائحة الخاصة بحذف أو إتلاف أو إخفاء هوية البيانات الشخصية والتشريعات الأخرى ذات الصلة.
تهدف الشركة من خلال هذه السياسة إلى وضع مبادئ عامة فيما يتعلق بتخزين وإتلاف بيانات الأشخاص الطبيعيين الخاضعة لأنشطة المعالجة ضمن نطاق القانون، والوفاء بالالتزامات التي تحددها التشريعات.
الموافقة الصريحة: الموافقة المتعلقة بموضوع معين، والتي تستند إلى المعلومات ويتم التعبير عنها بإرادة حرة. مجموعة المستلمين: فئة الأشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين الذين يتم نقل البيانات الشخصية إليهم من قبل مسؤول البيانات. إخفاء الهوية (التجهيل): جعل البيانات الشخصية غير قابلة للربط بشخص طبيعي محدد أو يمكن تحديده، حتى من خلال مطابقتها مع بيانات أخرى. المستخدم ذو الصلة: الأشخاص الذين يعالجون البيانات الشخصية داخل منظمة مسؤول البيانات أو بموجب التفويض والتعليمات الواردة من مسؤول البيانات، باستثناء الشخص أو الوحدة المسؤولة عن التخزين الفني والحماية والنسخ الاحتياطي للبيانات. الإتلاف: حذف البيانات الشخصية أو تدميرها أو إخفاء هويتها. البيانات الشخصية: أي معلومات تتعلق بشخص طبيعي محدد أو يمكن تحديده (على سبيل المثال، الاسم واللقب، رقم هوية الجمهورية التركية، البريد الإلكتروني، العنوان، تاريخ الميلاد، رقم بطاقة الائتمان، رقم الحساب المصرفي). الشخص المعني: الشخص الطبيعي الذي تتم معالجة بياناته الشخصية. معالجة البيانات الشخصية: أي عملية يتم إجراؤها على البيانات مثل الحصول عليها، أو تسجيلها، أو تخزينها، أو حفظها، أو تغييرها، أو إعادة ترتيبها، أو الكشف عنها، أو نقلها، أو استلامها، أو إتاحتها، أو تصنيفها، أو منع استخدام البيانات الشخصية كليًا أو جزئيًا عن طريق الوسائل الآلية أو غير الآلية بشرط أن تكون جزءًا من أي نظام لتسجيل البيانات. فئات خاصة من البيانات الشخصية: البيانات المتعلقة بالعرق، والأصل العرقي، والرأي السياسي، والمعتقد الفلسفي، والدين، والمذهب أو المعتقدات الأخرى، والملبس، وعضوية الجمعيات أو المؤسسات أو النقابات، والصحة، والحياة الجنسية، والإدانات الجنائية والتدابير الأمنية، وكذلك البيانات البيومترية والجينية. الإتلاف الدوري: عملية الحذف أو التدمير أو إخفاء الهوية التي سيتم تنفيذها بحكم المنصب (ex officio) على فترات متكررة محددة في هذه السياسة في حالة زوال جميع شروط معالجة البيانات الشخصية الواردة في القانون.
بيئات التسجيل التي تنظمها السياسة
تغطي أنشطة معالجة البيانات ضمن نطاق القانون جميع البيانات الشخصية. بالإضافة إلى ذلك، يتم تضمين كل من النسخ المادية والرقمية للمستندات المشار إليها في السياسة في هذا النطاق. تقوم الشركة بتخزين جميع البيانات الشخصية الخاضعة لأنشطة معالجة البيانات ضمن نطاق القانون؛ والبيانات الشخصية التي تتم معالجتها كليًا أو جزئيًا عن طريق الوسائل الآلية أو غير الآلية بشرط أن تكون جزءًا من أي نظام لتسجيل البيانات، في البيئات المحددة أدناه:
- أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالشركة وحسابات البريد الإلكتروني
- أجهزة الكمبيوتر المكتبية والأجهزة المحمولة المخصصة للموظفين
- مناطق النسخ الاحتياطي والخوادم
- الملفات الورقية والمجلدات ودفاتر الزوار المحفوظة في بيئة مادية
- أجهزة الذاكرة المحمولة (CD، DVD، القرص الصلب الخارجي USB، وما إلى ذلك)
- الطابعات وآلات التصوير والمعدات المكتبية المماثلة
الأسباب التي تتطلب تخزين وإتلاف البيانات الشخصية
يتم الاستناد إلى المبادئ التالية في أنشطة معالجة البيانات الشخصية:
- الامتثال للقانون وقاعدة الأمانة،
- ضمان دقة البيانات الشخصية وحداثتها عند الضرورة،
- المعالجة لأغراض محددة وواضحة ومشروعة،
- أن تكون مرتبطة ومحدودة ومتناسبة مع الغرض الذي تتم معالجتها من أجله،
- الاحتفاظ بها للمدة المنصوص عليها في التشريعات ذات الصلة أو اللازمة للغرض الذي تتم معالجتها من أجله.
تقوم شركتنا بتخزين واستخدام البيانات الشخصية بناءً على أغراض معالجة البيانات الشخصية وشروط المعالجة المحددة في المادتين 5 و 6 من القانون المدرجة أدناه؛ وفي حالة زوال جميع الشروط المذكورة، تقوم بإتلاف البيانات الشخصية بحكم المنصب أو بناءً على طلب صاحب البيانات الشخصية:
وجود موافقة صريحة من صاحب البيانات الشخصية: الشرط الأول لمعالجة البيانات الشخصية هو الموافقة الصريحة من صاحبها. النص الصريح في القوانين: يمكن معالجة البيانات الشخصية لصاحب البيانات بشكل قانوني دون موافقة صريحة إذا كان منصوصًا عليها صراحةً في القوانين. عدم القدرة على الحصول على موافقة صريحة بسبب الاستحالة الفعلية: يمكن معالجة البيانات الشخصية لصاحب البيانات إذا كان من الضروري معالجة البيانات الشخصية لحماية حياة أو السلامة الجسدية للشخص الذي لا يستطيع التعبير عن موافقته بسبب الاستحالة الفعلية أو الذي لا يمكن الاعتراف بصحة موافقته، أو لشخص آخر. الارتباط المباشر بإنشاء أو تنفيذ عقد: من الممكن معالجة البيانات الشخصية إذا كان من الضروري معالجة البيانات الشخصية الخاصة بأطراف العقد، بشرط أن تكون مرتبطة بشكل مباشر بإنشاء العقد أو تنفيذه. الالتزام القانوني: يمكن معالجة البيانات الشخصية لصاحب البيانات إذا كانت معالجة البيانات إلزامية لشركتنا للوفاء بالتزاماتها القانونية. إعلان البيانات الشخصية من قبل صاحب البيانات الشخصية: إذا قام صاحب البيانات بإعلان بياناته الشخصية بنفسه، فيمكن معالجة البيانات الشخصية ذات الصلة في حدود الإعلان. إلزامية معالجة البيانات لإنشاء حق أو حمايته: يمكن معالجة البيانات الشخصية لصاحب البيانات إذا كانت معالجة البيانات إلزامية لإنشاء حق أو ممارسته أو حمايته. إلزامية معالجة البيانات للمصلحة المشروعة لشركتنا: يمكن معالجة البيانات الشخصية لصاحب البيانات إذا كانت معالجة البيانات إلزامية للمصالح المشروعة لشركتنا، بشرط ألا تضر بالحقوق والحريات الأساسية لصاحب البيانات الشخصية.
حذف أو إتلاف أو إخفاء هوية البيانات الشخصية
في الحالات التي يتم فيها تعديل أو إلغاء أحكام التشريعات ذات الصلة التي تشكل أساس المعالجة، أو زوال الغرض الذي يتطلب المعالجة أو التخزين، أو تتم معالجة البيانات الشخصية فقط بناءً على شرط الموافقة الصريحة وسحب الشخص المعني لموافقته الصريحة، أو انقضاء الحد الأقصى للمدة التي تتطلب تخزين البيانات الشخصية وعدم وجود أي شرط يبرر تخزين البيانات الشخصية لفترة أطول؛ يتم حذف البيانات الشخصية أو تدميرها أو إخفاء هويتها من قبل الشركة بناءً على طلب الشخص المعني أو بحكم المنصب.
ما لم يتم اتخاذ قرار مخالف من قبل مجلس حماية البيانات الشخصية، تختار شركتنا الطريقة المناسبة للحذف أو التدمير أو إخفاء الهوية بحكم المنصب وفقًا للإمكانيات التكنولوجية وتكاليف التنفيذ. بناءً على طلب صاحب البيانات الشخصية، يتم شرح سبب الطريقة المناسبة. يتم اتخاذ التدابير الفنية والإدارية اللازمة في كل من هذه العمليات.
التدابير الفنية والإدارية المتخذة تتخذ شركتنا التدابير الفنية والإدارية اللازمة وفقًا للإمكانيات التكنولوجية وتكاليف التنفيذ فيما يتعلق بالمسائل المحددة أدناه، وفقًا للمادة 12 من القانون، وأحكام اللائحة، والمبادئ العامة المذكورة أعلاه، وهذه السياسة، وقرارات مجلس حماية البيانات الشخصية:
- تم تحديد البرامج والأجهزة اللازمة. يتم استخدام كلمات مرور قوية على أجهزة الكمبيوتر وحسابات البريد الإلكتروني.
- فيما يتعلق بحماية معلومات العملاء، تم نقل المسائل التي تتطلب الحماية إلى موظفينا من خلال التدريبات، وتم كتابة مسؤولياتهم في عقود العمل (اتفاقيات السرية). يستمر هذا الالتزام بعد ترك الأشخاص المعنيين لواجباتهم.
- تم إنشاء البنية التحتية اللازمة للنسخ الاحتياطي لجميع البيانات.
- تم تحديد الموظفين الذين يمكنهم الوصول إلى البيانات على أجهزة الكمبيوتر.
- يتم تسليم ملفات ومعلومات العملاء فقط للأشخاص المعنيين أنفسهم، ولأقاربهم الذين منحوهم موافقة خطية، وللمؤسسات والمنظمات العامة ذات الصلة في إطار التشريع، وللسلطات القضائية المخولة في القضايا القضائية.
- قبل البدء في معالجة البيانات الشخصية، يتم الوفاء بالالتزام بإبلاغ الأشخاص المعنيين من قبل المؤسسة.
- تم إعداد جرد لمعالجة البيانات الشخصية.
فترات التخزين والإتلاف تحتفظ شركتنا بالبيانات الشخصية فقط للفترات المنصوص عليها في التشريعات التي تلتزم بالامتثال لها أو للفترة اللازمة للغرض الذي تتم معالجتها من أجله؛ وتقوم بإتلاف البيانات الشخصية عند انتهاء هذه الفترات. في حالة تقدم صاحب البيانات الشخصية بطلب إلى شركتنا وطلب إتلاف بياناته الشخصية: إذا زالت جميع شروط معالجة البيانات الشخصية: تنهي طلب صاحب البيانات الشخصية في موعد أقصاه ثلاثون يومًا وتبلغ صاحب البيانات الشخصية؛ وإذا تم نقل البيانات الشخصية موضوع الطلب إلى أطراف ثالثة، تخطر الطرف الثالث بهذا الوضع وتضمن اتخاذ الإجراءات اللازمة أمام الطرف الثالث. إذا لم تزل جميع شروط معالجة البيانات الشخصية: يمكن رفض طلب صاحب البيانات الشخصية مع توضيح السبب وفقًا للفقرة الثالثة من المادة 13 من القانون، ويتم إبلاغ رد الرفض إلى صاحب البيانات الشخصية كتابيًا أو رقميًا في موعد أقصاه ثلاثون يومًا.
فترات الإتلاف الدوري في أول عملية إتلاف دوري تلي التاريخ الذي ينشأ فيه الالتزام بإتلاف البيانات الشخصية، يتم إتلاف البيانات الشخصية. في هذا السياق، وفي حالة نشوء الالتزام بإتلاف البيانات الشخصية، فإنها تخضع للإتلاف في فترات مدتها 6 أشهر.
تعتبر هذه السياسة قد دخلت حيز التنفيذ بعد نشرها على الموقع الإلكتروني.
